第一章  總 則

第一條 根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》和《高等學校檔案管理辦法》等規定，為加強學院基建檔案工作，充分發揮基建檔案在學校建設中的作用，特制定本規定。

第二條 基本建設工程項目檔案是指是學院范圍內校園基本建設的規劃設計、施工、管理和科學研究等活動中形成的應當歸檔的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、模型、樣品照片、影片錄音錄象等技術文件的總稱。

第三條 基本建設工程項目檔案是反映學院基本建設歷史和現狀的真實記錄。是為學院基本建設的改、擴建和維修提供的可靠依據；是為學院基本建設的規劃、建設和管理以及產權糾紛出具的真實憑據；是為學院的歷史考察、科學研究以及總結交流提取的有價值的資料。

第四條 由于基本建設工程項目檔案是學院的寶貴財富，應按照集中統一、分級管理的原則，以學院綜合檔案室為永久保存基地，基建辦為基本建設檔案基層管理單位，保障學院基本建設工程項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第二章  基建文件資料的收集和管理

第五條 基本建設項目文件資料的收集和管理是基建管理工作的重要環節，工程檔案資料必須按項目收集。各專業必須將此納入工程項目計劃、納入工程項目管理制度、納入相關人員的職責范圍。

第六條 基建辦負責人及項目負責人應隨時了解大、中型基建工程項目的進度，督促、指導檔案員及工程技術人員做好基建文件、材料的收集、積累、立卷、歸檔工作。

第七條 歸檔范圍：上級發文、本部門文件、各項報告批文、招投標文件；各類合同及附件、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會計帳表、審計結論及相關財務資料、各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件。凡屬歸檔范圍基建文件材料，都必須按規定立卷歸檔，統一管理。任何部門和個人都不得拒交或擅自損毀，違者要追究責任。

第八條 自工程立項開始及施工期間：報告、批文、設計資料、圖紙由報批人和委托人收存；設計變更、工程洽商、合同等按照相應管理制度收存；監理文件、施工日志、竣工圖各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證與設備說明書等均由項目負責人收存。工程竣工交付使用后項目負責人將全部工程檔案收集后交檔案管理人員，檔案管理人員按規定裝訂成冊，送交檔案館或部門內部存檔。

第九條 竣工檔案（主要是竣工圖）是基建工程項目的最后真實記錄，是對工程項目進行考核和今后使用，維護，擴建，改建，大型維修的依據，同時具有法律證據。凡竣工圖不符合檔案管理要求的項目不能驗收。竣工圖必須蓋有施工單位的竣工印章，施工單位項目負責人（或施工圖紙修改人員）簽名。

第三章  基建文件材料的立卷、歸檔要求

第十條 凡是應歸檔的基建項目文件、材料，要求是且做到簽章手續齊全，格式統一，字跡工整，圖面整潔，不得使用紅水筆、圓珠筆和鉛筆書寫。

第十一條 凡以施工圖代竣工圖的，由施工單位按制圖要求在原施工圖上進行補充修改，注明修改部門和更改標記，并向變更通知單和施工說明，加蓋《代竣工圖》標志后，由基建項人審核、簽章以備歸檔。

第十二條 竣工檔案的組卷要保持案卷內基建文件、監施工文件和竣工圖之間的有機聯系排列。根據基建材料的形成規律，按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件排在整個項目的首卷，其材料按文件性質分別組卷。

第十三條 基建文件材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號排列，其順序為：地質圖、初步設計圖、建施圖、結施圖、水電施圖、氣管圖、變更圖。

第十四條 卷內文件材料無論正、反面，只要有文字、圖文、印章的應編寫頁碼。編寫頁碼以獨立卷為單位。

第十五條 歸檔時間為該基建項目竣工后三個月之內根據實際情況及時歸檔。

第十六條 基建文件材料歸檔后，在改建、維修中所產生的基建文件材料，基建部門應隨時整理，向檔案部門補充歸檔。對已歸檔的基建材料未經批準，嚴禁更改已歸檔的任何基建材料。 

第十七條 檔案部門對補充歸檔的基建文件材料應及時整理編目。

第十八條 本管理制度由基建辦負責解釋，自公布之日起執行。